行政文秘的基礎內容

  文秘在企業中是一個重要崗位,文秘是指經過學習,掌握公關與文秘專業的基本理論與基本知識,熟悉現代文書學、秘書學的原理和方法、具有較強的寫作能力、能熟練地從事文書、秘書事務等工作。下面是OK范文網小編為您精心整理的行政文秘的基礎內容。

  篇一

  行政助理:

  行政助理的工作內容以公司運營保障為主,工作內容較多元化,但較基礎

  文書寫作、檔案管理,

  熟練使用操作辦公自動化設備,包括計算機、打印機、傳真機、復印機等;

  有良好的文字表達能力,有一定英語基礎,具備較強的聽說能力

  工作效率高,條理性強,具有叫強的應變能力,并具有團隊合作精神

  負責辦公用品的保管領用工作,辦公設備的日常維護工作

  助人事行政經理完成部門的相關工作,以及其它總裁交辦的工作

  .協助辦公設備及辦公環境的維持及維護;

  結算各項行政費用;

  負責相關文檔管理工作;

  其他日常行政支持性工作。

  協助行政經理完成公司行政事務管理;

  2、參與公司績效管理、考勤等工作;

  3、參與公司行政、采購事務管理.

  細心,耐心,有親和力,語言和溝通的能力

  1、文件、檔案、資料的整理、分類、歸檔、記錄;

  2、電話記錄、打印文件、復印資料;

  3、日常報表的收集、整理、匯總、傳遞、上報;

  4、遇突發事件,緊急聯系相關負責人,協助解決;

  5、收發郵件、信件,及時轉交相關人員;

  6、上情下達,下情上傳;

  7、保密工作(包括:公司內部信息、資料、文件、人事、檔案、會議內容、計算機信息、財務等)

  8、處理各部門人員的報帳事宜,審核、匯總、傳遞工作;

  9、協調各部門人事關系,使之工作能順利、高效完成;

  10、完成上級管理層交付的臨時工作;

  11、保持工作環境整潔、干凈等。

  文秘工作職責

  一、負責人事處文秘、公章管理。

  二、開具各種信函(包括行政介紹信、證明等)和干部(工人)調動 通知。

  三、負責各種文件和通知的收發和督辦工作。

  四、負責本部門的信訪接待和日常事務工作。

  五、負責人事檔案和文書檔案的管理工作。

  六、協助做好人事統計報表的統計工作。

  七、負責人事處網頁的維護和文件、表格的錄入工作。

  八、做好本部門計生、安全保衛、保密等工作。

  九、完成處領導交辦的其他工作。

  篇二

  在一個企業中,文秘工作具有十分重要的作用,相關政策法規的宣傳貫徹、老總的指令、公司的決策、企業的理念、員工的聲音,規章制度、信息傳遞、社交關系、溝通聯絡等等,都會在文秘工作中體現出來。換句話說,企業文秘工作對內,在一定程度上可證明企業的實力,尤其是體現企業的文化底蘊,規范化運作程度;對外,可以擴大企業知名度,展示企業形象。為什么這樣說呢?以文秘工作中最基本的部分——公文為例,一份好的公文,對受文單位來說影響重大,如果是質量較高的報告或請示類上行公文,可引起上級的高度重視,如果是通知、規定之內的下行公文,可發揮較好的指導監督作用;如果是公函、倡議、挑戰書之類的平行公文,受文者一定不會等閑視之,而會慎重對待。當然,好的公文不僅是內容,形式也很重要。形式即格式,一般說來,公文的格式是相對固定的,如果我們的公文格式不規范,內容再好也會影響到受文單位或個人的接受程度,最起碼第一印象就不好,一是認為發文單位不正規,其二是認為不嚴肅,對受文單位不尊重,特別是上行文,有些一看就不規范的公文,也許上級領導連看都不會看,或者看一眼就扔在垃圾桶里了。誰還愿為你解決問題和矛盾?由此可見,企業文秘工作對于企業的發展和壯大息息相關。

  文秘工作范圍較廣,包括公文寫作、公文處理、檔案管理等等。這里的學問很深,大學里有專門的學科,我們沒有時間和精力、也沒有必要去深究,從我們的工作實際出發,只膚淺地探討一下我們平時所涉及的文秘工作。

  篇三

  需要具備的能力:

  (一)較高的文字水平

  秘書人員工作中的一個重要任務,就是從事大量的文字工作,幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此,秘書人員必須具備扎實的文字功底,不僅要精通語法、修辭和邏輯知識,還要掌握一定的寫作規律。漢語詞語浩瀚,文體廣博,這為文字工作者提供了良好的條件。但是,寫作是一種綜合能力的表現,要做到內容與形式的統一,既要有好的表現形式,又要有充實的內內容,并不是一件輕而易舉的事。這就要求秘書人員加強寫作實踐,熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達技巧,隨時注意積累資料,不斷提高寫作水平。要注意文風的改革,培養洗煉的文字表達能力。

  (二)較強的組織能力

  現代的秘書人員,既不是那種整天伏案看文件、寫文章的純“文牘性”人才,也不是那種只會“捆捆扎扎、收收發發”的簡單勞動者,而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據職責的要求,秘書人員經常要按照領導的意圖組織各類活動,如果缺乏一些現代的、科學的組織管理能力,就無法把工作搞好。對此,秘書人員一方面要通曉辦事的渠道,提高辦事的效能,平時多接觸一些具體事物,處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的,不斷增加自己的閱歷和經驗。另一方面要用系統的觀點,統籌安排工作。

  (三)準確的判斷能力

  皮貝克(美國人才代征聘專家)說:“最重要的才能莫過于能作出正確的判斷,而這種特殊才能將是電腦永遠無法取代的。”為了實現領導的指示,商務秘書必須正確領會領導意圖。不論是日常的還是突然而來的工作,商務秘書必須從各個角度對問題進行思考和分析,盡快地作出判斷,準確無誤地應付,或者當機立斷地去做,不致出現失誤或漏洞。艾科卡 (美國企業界的傳奇人物,美國克萊斯勒汽車公司總裁)說過:“如果你已經有了95%的資料,但想再取得其余的5%,卻還得花費六個月。到了那時,市場行情已經變了,你的資料也過時了。生活的全部要點就是:選擇時機。”可見在如今的“商戰”中,商務秘書成熟敏捷的判斷力更為重要。

  (四)敏捷的應變能力

  秘書的一個主要職責就是為上司提供事務性的服務,減少外界一般性事物對上司的干擾,這需要秘書的隨機應變。在一些正式或非正式場合中,秘書是上司的代表和發言人,這要求秘書默契地配合上司,幫上司打圓場,為領導樹立良好的形象和營造豐富有價值的人脈關系。在面對一些緊急情況時,有良好的應變能力并能在短時間內做出處理方案,這也是秘書要具備的非常重要的能力之一。

  (五)廣泛的社交能力

  當前,社會交往已成為社會各階層的一項“熱門”活動。社交對于秘書人員來說同樣重要。首先,社交可以開闊視野,增長知識。在廣泛的社交中,可以博采眾長,學習各方面的知識以豐富自己。知識出才智,智是謀之本,這樣在實際工作中就能更好地發揮參謀助手作用。其次,社交是辦事的輔助。秘書人員辦理公務,聯系事務,自然是“公事公辦”但社交可以幫助選取捷徑,克服阻力,提高辦事效率。

  (六)掌握外語的能力

  隨著市場國際化的發展和企業規模的擴大,越來越多的管理者要到國外進行投資、經濟管理或進行國際貿易交際、商務談判,簽訂合同等,這就要求商務秘書具備一定的外語能力。現在即使是沒有涉外經濟業務的企業,也要求商務秘書人員掌握1一2門外語,能夠利用外語閱讀或查閱資料,并熟練掌握外語會話、寫作的能力。

  (七)計算機操作能力

  美國在線公司總裁史蒂夫,凱斯說:“當多數人上網時,這會以前所未有的方式讓人掌握主動權。他們隨時都能獲得有關他們關心問題的信息,這會在一個比較完善的市場為他們提供比較完善的信息。”商務秘書需要閱讀、收集大量信息,或進行日常事務處理,或進行復雜的計算,都離不開計算機。利用網絡可以實現資源共享,快捷地了解世界經濟發展的現狀,節約人力和時間。隨著電子商務的興起和發展,不斷提高計算機操作能力對商務秘書而言是大勢所趨。

  (八)創新能力

  創新能力也是21世紀檢驗各類人才素質高低的一個重要尺度。商務秘書的創新能力,是指創造性地貫徹領導意圖,為領導工作提供最佳服務的能力。商務秘書參謀作用發揮如何,在很大程度上取決于其創新能力的強弱。美國學者、管理專家加里·哈梅爾曾說:“嶄新的思想是為公司也為自己創造財富的唯一途徑。”沒有創新的意識,沒有創新的思維,沒有創新的膽略,是不可能為領導決策提供有價值的參謀建議的。

  (九)運用WTO規則的能力

  WTO的核心是一整套進行國際經濟貿易往來的游戲規則體系,是一種崇尚公平、開放、規范競爭的規則網絡。中國加入WTO后,如何適應新的游戲規則下的競爭,并運用這些規則參與競爭,是必須首先解決的關鍵問題。中國企業在這一方面的能力還很薄弱,龍永圖曾對此感慨地說:“入世后我們最大的風險不是開放,而是不熟悉規則”。作為商務秘書,應清晰地了解加入WTO對本企業到底面臨哪些機遇和挑戰,甚至游刃有余地運用規則。在盡可能短的時間內提高自身熟悉規則、運用規則的能力是使自己在競爭中獲勝的法寶之一。

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